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SERIE „Digitale Teilhabe (3): Das ist die Digitalstrategie der Stadt Dortmund – Interview mit dem CIIO-Vize Denes Küçük

Um lange Wartezeiten zu vermeiden, raten die Bürgerdienste zur Terminvereinbarung.

Mit der Digitalisierung will die Stadt auch Probleme mit Wartezeiten bei den Bürgerdiensten verkürzen. Foto: Alex Völkel

Die Digitalisierung bietet viele Chancen – insbesondere in Sachen Bürgerfreundlichkeit und Service. Aber auch das Arbeiten selbst entwickelt sich ständig weiter. Auch in der Verwaltungsorganisation der Stadt Dortmund gibt es viele Herausforderungen. Doch der Prozess der Digitalisierung weckt nicht nur viele Hoffnungen, sondern auch Ängste. Ängste, als Beschäftigte/r den Anschluss zu verlieren oder auch als BürgerIn abgehängt zu werden. Wie die Digitalstrategie der Stadt Dortmund aussieht, damit beschäftigt sich Teil 3 unserer Serie „Digitale Teilhabe“.

CIIO als „Think-Tank, der den Prozess kommunaler Digitalisierung begleitet“

Dortmund – schon mit dem Preis „digitalste Stadt Deutschlands“ ausgestattet, hat Ansprüche: Daher wurde im Juni 2018 das „Chief Information/Innovation Office“ (CIIO) der Stadt Dortmund installiert.

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In Sachen Digitalisierung mit ambitionierten Plänen unterwegs: Ullrich Sierau, Dr. Jan Fritz Rettberg, Denes Küçük – damit Dortmund ihr Referenzstandort werde. Foto: Thomas Engel

In Sachen Digitalisierung ambitioniert unterwegs: OB Ullrich Sierau und seine Digitalstrategen Dr. Jan Fritz Rettberg und Denes Küçük. Foto: Thomas Engel

Es ist als Stabsstelle im Amt des Oberbürgermeisters und des Rates angesiedelt und im Hafenamt sowie in der Kleppingstraße als Zentral- oder Hauptbüro („Chief Office“) beheimatet. Der Politologe und ausgewiesene Digitalisierungs-Experte Dr. Jan Fritz Rettberg ist dessen Leiter, sein Vertreter ist der Politologe Denes Küçük, der sich bisher in zwei NRW-Landesministerien (Inneres/Wirtschaft) vor allem um Modelle von Digitalisierungstechniken bei Verwaltungsabläufen gekümmert hat.

Die Idee hinter der Gründung des CIIO, erläuterte OB Ullrich Sierau seinerzeit, sei es gewesen, einen Think-Tank zu haben, der als Einheit mit Qualität den Prozess kommunaler Digitalisierung begleitet. Eine Aufgabe, die für den OB offenbar von immenser strategischer Bedeutung ist, sofern er hier ein „fortwährendes Thema“ mit „viel Dynamik“ sieht, das ein solches auf unabsehbare Zeit bleiben wird.

Das Büro, mit dem die Vernetzung von Digitalisierungsprozessen auf verschiedenen Ebenen in Stadtverwaltung wie Stadtgesellschaft koordiniert werden (soll), ist als permanente Einrichtung gedacht, die zudem wachsen soll – denn Transformationsprozesse in immer mehr gesellschaftlichen Handlungsfeldern sind in erheblichem Umfang von Digitalisierung geprägt oder werden direkt von ihr angestoßen. Daher sieht der OB hier „eines der Mega-Zukunftsthemen“, dem sich die Stadt stellen will. Und nicht nur das: Die Kommune sieht sich durchaus in einer Vorreiterrolle.

„Es gibt keinen Grund zur Sorge, dass wir Angebote machen, die nur noch online sind“

„Menschen mitnehmen ist der wichtigste Punkt bei der Digitalisierung. Das fängt bei den MitarbeiterInnen an, sonst wird es innerhalb der Verwaltung nicht funktionieren. Draußen ist es genauso“, betont CIIO-Vize Denes Küçük im Gespräch mit Nordstadtblogger.

Das Kita-Portal wurde lange herbei gesehnt. Doch es darf nicht der alleinige Zugang zu Kitaplätzen sein.

Das Kita-Portal wurde lange herbei gesehnt. Doch es wird nicht der alleinige Zugang zu Kitaplätzen sein.

„Es gibt keinen Grund zur Sorge, dass wir viele Angebote machen, die nur noch online sind. Wir bieten eine Dienstleistung nur noch digital an? So denkt niemand. Dass es etwas bei uns nur noch online gibt, die Gefahr sehe ich nicht“, relativiert er die Sorgen, die insbesondere aus dem Sozialbereich kamen (siehe Serienteile 1 und 2 – Links am Ende). 

„Wir wollen die Bürgerdienste digitaler machen und mehr Möglichkeiten schaffen, verschiedene Dinge online zu machen, zum Beispiel die internetbasierte Fahrzeugzulassung und weitere Dinge. Das bedeutet aber nicht, dass wir es nicht mehr analog anbieten“, versichert der Digitalexperte.

Für ihn geht es eher um ein mehr an Service. Das, was an Ressourcen frei werde, könne genutzt werden, um die Warteschlange zu reduzieren und mehr Zeit für die Beratung zu haben. „Davon profitieren die, die Sachen nicht online machen wollen  – oder können. Das ist die Strategie des Masterplans“, so Küçük. 

Barrierefreiheit ist bei der Neugestaltung des Bürgerportals ein wichtiges Thema

Der bisherige Service solle nicht ausgedünnt werden und das „Können“ sei natürlich auch ein Thema. „Da sind wir beispielsweise mit dem behindertenpolitischen Netzwerk wegen der Barrierefreiheit im Gespräch“, verweist er auf entsprechende Gespräche (Das Thema Digitalisierung und Behinderung ist Thema in Teil 4 der Serie). 

CIIO-Vize Denes Küçük. Foto: Stadt Dortmund

„Das hat eine hohe Priorität. Wir wollen eine ganz niedrige Hemmschwelle und diskutieren, wie wir Prozesse designen, wie Formulare gestaltet werden sollen und welche Erklärungen, Farben und Kontraste genutzt werden. Auch das Verwaltungsdeutsch ist Thema. Ich sehe da eine riesige Chance, dass wir deutlich besser werden. Die Nutzerzentrierung stelle ich klar in den Fokus“, verspricht der CIIO-Vize. 

„Da müssen wir radikal ran und alles immer nutzerfreundlicher gestalten. Dazu wollen wir auch die Formulare abspecken. Entscheidend ist, wie Register miteinander kommunizieren – da sind auch Bund und Land gefragt. Das soll es dem Nutzer einfacher machen. So muss eGovernment in Deutschland aussehen.“ Doch davon ist die Wirklichkeit noch weit entfernt: Allein die unterschiedlichen Register in Bund und Ländern und ihre Daten digital verfügbar zu machen, bedürfe einer Investitionen von rund 30 Milliarden Euro, betont Küçük.

Das Ziel: Wenn ich ans Amt herantrete, sind die Daten bekannt und ich muss nur einige wenige Infos geben für die jeweilige Dienstleistung – und das möglichst barrierefrei. Aber da rede ich von einer Perspektive, wie ich Verwaltungsprozesse und Verwaltungsmodernisierungsprozesse verändere. Da sprechen wir von einigen Jahren.

Bis zum Jahr 2022 müssen 575 Verwaltungsdienstleistungen digital angeboten werden

Vor allem zwischen Ostern und den Sommerferien nehmen die Bürgerkontakte stark zu. Archivbild: Alex Völkel

575 Dienstleistungen der Stadtverwaltung müssen bis 2022 digital angeboten werden. Archivbild: Alex Völkel

Das Onlinezugangsgesetz des Bundes schreibt vor, dass bis zum Jahr 2022 insgesamt 575 Verwaltungsdienstleistungen angeboten werden müssen. „Das stellt uns als Kommune vor große Herausforderungen, aber auch Bund und Länder. Doch bis etwas komplett digital läuft, dauert es noch länger. Denn es gibt noch deutlich mehr Dienstleistungen“, sieht CIIO-Vize Denes Küçük keinen Grund zur Panik.

Für ihn ist digitale Exklusion in weiten Teilen ein demographisches Thema. „Bei Jüngeren haben wir einen extrem hohen Durchdringungsgrad. In einigen Jahren werden wir sehr viel weniger Nutzer haben, die gar kein Internet haben.“ 

„Aber auch wenn die Offline-Zahlen stark sinken, wird das nicht bedeuten, dass wir ein Angebot nicht mehr analog anbieten. Denn am Ende wird es immer Menschen geben, die nicht damit umgehen können oder wollen. Dafür werden wir immer ein analoges Angebot haben“, verspricht er.

„Digitalisierung ist für mich ein Mittel zum Zweck. Ziel ist, so wenig Kontakte zum Staat wie möglich und nur wenn nötig. Es macht ja niemand gerne, sich mit dem Staat auseinanderzusetzen. Und wenn doch, dann soll es möglichst einfach gehen. Die Maxime ist, wie wir das vereinfachen können“, erläutert der Digitalstratege.

Bürgerportal soll mit den NutzerInnen auf Anwenderfreundlichkeit getestet werden

Natürlich kann die Stadt schon jetzt Formulare digitalisieren und online verschicken. Spannend wird es aus Warte des CIIO erst beim Mehr darüber hinaus: Dass ich Informationen automatisch ziehen kann sowie zusätzliche Erklärungen und Visualisierungen anbieten kann. Online habe ich theoretisch unendlich viel Platz. Ich kann an jedem Punkt Informationen angeben, die hilfreich zum Verständnis sind. Dann ist mir als Nutzer geholfen. Das geht auf Papier nicht“, so Küçük. 

Internetseiten von öffentlichen Einrichtungen bzw. staatlichen Institutionen müssen barrierefrei sein.

Internetseiten von öffentlichen Einrichtungen bzw. staatlichen Institutionen müssen barrierefrei sein.

Beim Masterplan Digitale Verwaltung seien vor allem professionelle Akteure involviert, weniger die Zivilgesellschaft. Die Beschäftigten würden beteiligt, auch unter Einbeziehung verschiedener ExpertInnen, um zu einem Maßnahmenkatalog – intern und extern –  zu kommen. 

„Natürlich sind Initiativen wie DO-FOSS zu beteiligen. Wir sind in enger Abstimmung mit Dortmunder Systemhaus (DoSys) – deren Ideen fließen ein. Die Verwendung von Open Source-Software ist da das Ziel. Das wird nicht von heute auf morgen umzustellen sein. Auch für uns als Stadt bietet das riesige Vorteile, allein von den Lizenzkosten her. Da beteiligen wir solche Initiativen wie DO-FOSS.“

Beim Bürgerportal wird das in Sachen Beteiligung anders sein. Ein entsprechendes Maßnahmenpaket geht Ende des Jahres in den Rat. Das Bürgerportal ist das, was bisher unter digitalen Rathaus „Do-Map“ läuft. Dieses gilt es, in einem zweistufigen Verfahren zu modernisieren. In einem ersten Schritt werden Design, Menüführung etc. auf dem bestehendem System modernisiert und dann in einem zweiten Schritt von einer neuen Portallösung abgelöst. 

Mittlerweile gibt es Anbieter, die sich auf die kommunalen Portale konzentriert haben. „Da schaffen wir eine Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürger. Wir wollen sie in die Gestaltung einbinden und mit ihnen Workshops machen“, verdeutlicht Denes Küçük. „Was gefällt euch, wie würdet ihr euch das vorstellen, wie können wir es besser machen? Wir wollen verstehen, wie man sich dort bewegt, wie verständlich und wie nutzerfreundlich es dann wird.“ 

Die Digitalisierung aller Lebensbereiche zwingt zum lebenslangen Lernen

Politik und Verwaltung müssten darüber nachdenken, wie sie das Thema Digitalisierung an die Bevölkerung bringen: „Die Veränderungen der Welt werden sich eher noch beschleunigen als verlangsamen. Da müssen wir als Gesellschaft, Stadt, Wirtschaft sehen, wie wir Beschäftigte ausbilden. Lebenslanges Lernen ist nicht für jeden eine tolle Perspektive“, weiß Küçük. 

Bei der Digitalisierung spielen auch außerschulische Lernorte wie die Stadt- und Landesbibliothek eine wichtige Rolle. Foto: Leopold Achilles

Das Thema Lernen sei in der Gedankenwelt vieler Menschen vor allem im ersten Lebensdrittel verortet. „Da müssen wir ran, damit die Menschen den Wandel mitgehen und gestalten können. Das braucht viele niederschwellige Angebote“, sagt Küçük mit Blick auf mögliche Instrumente und Zugänge.

Der Masterplan Bildung gebe erste Antworten. Die Kritik, dass dieser zu stark auf Schule fokussiere, andere Akteure aber ausschließe, will Küçük so nicht stehen lassen: „ Da ist natürlich das Thema Schule sehr präsent. Aber wir müssen auch die Strategie einer Volkshochschule oder von Stadtteilbibliotheken diskutieren. Da sind wir im Gespräch. Das sind wichtige Akteure“, so der CIIO-Vize. 

„Die Stadt- und Landesbibliothek ist schon längst Anlaufstelle, weil sie als Ansprechpartner angesehen werden. Die Arbeit dort hat sich schon  gewandelt. Die Servicemitarbeiter helfen kaum noch beim Suchen der Bücher, sondern machen fast schon Lebensberatung. Sie geben Hilfen in den unterschiedlichsten Bereichen. Das finde ich ganz spannend“, so Küçük. Mit weiteren Akteuren will er gerne ins Gespräch kommen, auch aus dem Bereich der sozialen Arbeit. Sie würden bei ihm offene Türen einrennen.


THEMENÜBERSICHT: Das sind die nächsten Teile der Serie „Digitale Teilhabe“:

Teil 1: Das sagt der Sozialforscher zum Thema „Digitale Teilhabe“

Teil 2: Die Sorgen und Forderungen der Wohlfahrtsverbände

Teil 3: Das ist die Digitalstrategie der Stadt Dortmund

Teil 4: Digitalisierung und Behinderung – das sind die Denkanstöße des Behindertenpolitischen Netzwerks

(Weitere Teile sind in Planung)

 

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3 Gedanken über “SERIE „Digitale Teilhabe (3): Das ist die Digitalstrategie der Stadt Dortmund – Interview mit dem CIIO-Vize Denes Küçük

  1. Dortmunder

    Digitalisierung in Zeiten der Globalisierung bedeutet auch Internationalisierung – auf Deutsch: digitale Angebote sollen -nein: müssen- mehrsprachig zur Verfügung stehen. Da gibt es noch erheblichen Nachholbedarf-natürlich nicht nur in Dortmund

  2. G.E.

    In Dortmund wird die digitale Teilhabe auf regionalpolitischer Ebene total ausgebremst. Warum gibt es nicht die Möglichkeit die Ratsitzungen oder Bezirksvertretersitzungen digital und live, barrierefrei zu verfolgen? Warum tut sich die Vertreter der Stadtgesellschaft zu schwer mit einer besseren Transparenz ihrer politischen Entscheidungen?

  3. Stadt Dortmund (Pressemitteilung)

    Durchführung des Projekts 5GAIN

    Der Verwaltungsvorstand hat in seiner heutigen Sitzung den Sachstandsbericht zu den bisherigen Aktivitäten des Chief Information / Innovation Office (CIO) zur Kenntnis genommen. Der Verwaltungsvorstand hat zudem die Weiterleitung der Vorlage an die politischen Gremien veranlasst.

    Im Juni 2018 nahm das neu eingerichtete Chief Information/Innovation Office (CIO) der Stadt Dortmund seine Arbeit auf. Hier erfolgt die Vernetzung und Begleitung der unterschiedlichen Ansätze und Masterpläne zur Digitalisierung in Stadtverwaltung und Stadtgesellschaft.

    Das CIO hat „DOgital“ als Slogan für die Digitalisierungsbestrebungen der Stadtverwaltung entwickelt und führt unter diesem Label insbesondere die Veranstaltungsformate im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung durch. In Innovationsworkshops und einem Barcamp für junge Mitarbeiter*Innen wurden Ideen für die Stadtverwaltung der Zukunft entwickelt, die in den Masterplanprozess einfließen. Eine große, auch für externes Fachpublikum sowie Bürger*innen geöffnete DOgital-Konferenz soll u.a. mit dem Fokus auf „Open Government – Offene Verwaltung“ in 2020 durchgeführt werden.

    Darüber hinaus wird das CIO mit der Entwicklung einer Gesamtstrategie „Smarte Stadt“ zum Weichensteller und Technologiescout für die Stadt. Das CIO ist zudem, gemeinsam mit dem Projekt nordwärts, Schnittstelle der Stadt Dortmund zur Allianz Smart City. Die Stabsstellenleitung in Person von Dr. Jan Fritz Rettberg sowie sein Stellvertreter Denes Kücük sind Mitglieder der Geschäftsführung der Allianz Smart City.

    Das CIO nimmt des Weiteren aktiv an den Arbeitskreisen Digitalisierung des Deutschen Städtetages sowohl auf Bundes- als auch Landesebene teil und pflegt dort den intensiven Austausch zu anderen deutschen Städten.

    Durch die Teilnahme an einer Vielzahl von Fachkonferenzen und Diskussionsforen hat sich das CIO an vielen Stellen zu einem anerkannten Ansprechpartner und Impulsgeber entwickelt. Insbesondere durch den aktiven Austausch mit Fachexperten, Institutionen und anderen Städten sowohl national wie auch international, wurde Dortmund als viel beachtetes gutes Beispiel etabliert.

    Bereits im September 2018 wurde die Stadt Dortmund von der Stiftung „Lebendige Stadt“ als „Digitalste Stadt“ ausgezeichnet. Die Jury lobte Dortmund unter anderem als eine Stadt, die das Thema Digitalisierung in ihre Stadtentwicklungsstrategie einbindet und dabei einen beteiligungs- und kooperationsbasierten Ansatz verfolgt. Der Preis bestätigt die Stadt in ihren bisherigen Digitalisierungsbemühungen und ist Ansporn, den erfolgreich eingeschlagenen Weg mit allen Partnern weiterzugehen.

    Zudem wurde die Allianz Smart City zu Beginn des Jahres 2019 vom Bundeswirtschaftsministerium mit dem Hauptpreis des Wettbewerbs „Stadt.Land.Digital“ für innovative Projekte mit Beispielcharakter ausgezeichnet.

    Im Smart Cities Index des Verbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom ist Dortmund zudem auf Platz neun der digitalsten deutschen Großstädte gewählt worden. Analysiert und bewertet wurden alle 81 Städte mit mindestens 100.000 Einwohnern. Im Themenbereich „Verwaltung“ des Smart City Index erreichte Dortmund dabei den vierten Platz, im Themenbereich „Gesellschaft“ den fünften Rang. Die Gesamtplatzierung der Stadt Dortmund unter den Top 10 ragt dabei insbesondere aus den Platzierungen anderer Großstädte der Region heraus.

    „Auch die Ausrichtung des Digital-Gipfels der Bundesregierung Ende Oktober 2019 in Dortmund ist ein weiteres Zeichen dafür, dass Dortmund bundesweit als erfolgreicher Digital-Standort wahrgenommen wird“, so der Leiter des CIO, Dr. Jan Fritz Rettberg.

    Ein weiterer Meilenstein ist die aktiv vom CIO in enger Abstimmung mit der DEW21 betriebene Gründung der DOdata GmbH als eine Kompetenzstelle für urbanes Datenmanagement im Sinne einer vernetzten Stadt. DOdata soll die auf verschiedenen Wegen generierten und durch weitere Quellen angereicherten, nicht-personenbezogenen Daten miteinander kombinieren, vernetzen und analysieren, um auf dieser Grundlage Lösungen für verschiedene Anwendungsfelder einer Smart City abzuleiten. Die Bekanntgabe der Einrichtung der DOdata GmbH zum Digital-Gipfel in Dortmund hat beim Fachpublikum aus Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft sehr hohes Interesse und positive Rückmeldungen ausgelöst. Dortmund baut damit seine Stellung als Vorreiterkommune der Digitalisierung weiter aus.

    Hintergrundinformation: Allianz Smart City Dortmund

    Die Allianz Smart City Dortmund – Wir.Machen.Zukunft wurde auf Initiative der Stadt Dortmund, der Industrie- und Handelskammer zu Dortmund, der Leitstelle Energiewende Dortmund (L.E.D.) und der Cisco Systems GmbH im Dezember 2016 gegründet. Ziel ist es, die Stadt in ihrer Entwicklung zur Smart City zu unterstützen und zu begleiten und damit die politischen Aufträge umzusetzen und die darin definierten Ziele schneller und effizienter zu erreichen.

    Als Dialog- und Projektplattform ist die Allianz Smart City die Basis des gemeinschaftlichen und beteiligungsorientierten Ansatzes zur Entwicklung und Umsetzung einer gesamtstädtischen Smart City- und Digitalisierungsstrategie im Sinne der politischen Beschlusslage. Sie bietet die Möglichkeit zur Partizipation an der Entwicklung Dortmunds zur Smart City und lässt durch das Zusammenbringen unterschiedlicher Partner neue Ideen, Produkte, Geschäftsfelder und Synergien entstehen. Aus der Zusammenarbeit sind bereits mehr als 25 Projekte entstanden.

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