Digitale Lösungen, die jede:r versteht und die einfach zu bedienen sind – das ist das Ziel der Stadtverwaltung. Seit einem Jahr arbeitet sie deshalb am „Digitalen Bauhaus“ – mit Unterstützung des unabhängigen Dortmunder IT-Dienstleisters adesso SE.
Digitale Potenziale und Prozesse identifizieren und Kompetenzen entwickeln
Demografischer Wandel, wachsende Einwohnerzahl, schnellere Bearbeitungen von Anliegen, zeitgemäße Arbeitsbedingungen für die eigenen Beschäftigten: Um diesen und weiteren Herausforderungen für die Stadt Dortmund gerecht zu werden, stellt sich das Dortmunder Systemhaus seit dem vergangenen Jahr als „Digitales Bauhaus“ neu auf. ___STEADY_PAYWALL___
adesso SE begleitet den Prozess und hilft dabei, digitale Potenziale und Prozesse in der Verwaltung zu identifizieren und die nötigen Kompetenzen zu entwickeln. „Das erste Ziel der Stadtverwaltungsstrategie lautet: Dortmund wird einfacher“, betont Oberbürgermeister Thomas Westphal.
„Das ist unsere Idee in Dortmund für die Digitalisierung: Es geht nicht um die Technik und möglichst komplexe digitale Lösungen. Entscheidend ist, dass jedes Produkt der Stadtverwaltung, innen und außen, den klaren Stempel bekommt: ‚Das hat mein Leben jetzt wirklich einfacher gemacht.‘ Das ist auch das Ziel beim ‚Digitalen Bauhaus’“, so Westphal.
Zahlreiche digitale Herausforderungen in der Verwaltung
Der Begriff „Digitales Bauhaus“ ist im übertragenen Sinne zu verstehen. In Anlehnung an die berühmte Kunstschule zu Beginn des vergangenen Jahrhunderts konzentriert sich das „Digitale Bauhaus“ auf die Verbindung von Technologie und kreativem Denken, um innovative Lösungen für digitale Herausforderungen zu schaffen.
„Das historische Bauhaus hat immer die Idee verkörpert, dass die Lösung der Funktion folgen muss und von den Nutzer:innen oder Kund:innen her gedacht wird. Diesem Prinzip wollen wir auch folgen. Damit die Menschen dieser Stadt digitale Produkte bekommen, die man sofort versteht, die einfach zu bedienen sind und das Leben eben leichter machen“, sagt Thomas Westphal.
Früher gehörte es zu den Hauptaufgaben von Dosys, Infrastruktur wie Computer, Datenlaufwerke und Netzwerke sowie Anwendungen oder Fachverfahren zu planen, einzuführen und zu betreiben. Die Fachbereiche kamen auf Dosys zu und definierten ihre IT-Bedarfe – heute ist es genau umgekehrt.
Kultureller Wandel im Systemhaus in der Stadtverwaltung
„Das bedeutet einen kulturellen Wandel, den die 360 Beschäftigten beim Dortmunder Systemhaus zu bewerkstelligen haben“, erklärt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.
Künftig liegt der Fokus von Dosys auf der digitalen Transformation der Verwaltung, also darauf, Abläufe dank digitaler Technologien zu verbessern. „Dadurch verändern sich die Ansprüche an die IT. Sie werden deutlich größer, da immer mehr und immer schneller neue Technologien erhältlich sind. Also sind ein schnelles und bewegliches Handeln, aber auch neue Arbeitsweisen im Dortmunder Systemhaus erforderlich“, sagt Jörg Zilian, Leiter von Dosys.
Mit der Unterstützung von adesso SE habe Dosys die Voraussetzungen geschaffen, um sich zu einem aktiven Berater für die digitale Transformation der Stadt Dortmund zu entwickeln, versichern die Beteiligten.
Anforderungen an und die Wünsche von 37 Fachämtern und 585 Teams
„Wir leben in technologisch stark veränderlichen Zeiten. Viele Technologien sind reif für die Vereinfachung von Verwaltung und für digitale Services. Künstliche Intelligenz ist dabei wichtig, aber nicht das Einzige“, erklärt Professor Dr. Volker Gruhn, Gründer und Vorsitzender des Aufsichtsrats von adesso SE.
„Dosys wird diese Technologien koordinieren und damit wirklich passende Lösungen für Dortmund schaffen. Das ist dann ein ‚Digitales Bauhaus‘, Transparenz und Verbindlichkeit“, so Gruhn, der keinen Hehl daraus macht, dass der Umbau einer so großen Verwaltung mit 11.000 Beschäftigten für besondere Herausforderungen sorgt.
Es geht darum, die Anforderungen an und die Wünsche von 37 Fachämtern und 585 Teams gerecht zu werden. „Es ist ein ganz spannender Kontext und für uns nicht völlig ungewöhnlich, dass man Unternehmen umbaut. Aber das hier ist schon ein ganzheitlicher Ansatz, weit über den Tellerrand hinaus“, lobt er den Ansatz der Dortmunder Stadtverwaltung.
Die Stadt bietet 213 Dienstleistungen mit digitaler Antragsstellung an
Da die Umsetzung zahlreicher Digitalisierungswünsche und -ideen wegen begrenzter Ressourcen nicht sofort möglich ist, haben sich die Verantwortlichen dazu entschlossen, die 25 Top-Digitalisierungsprojekte zu identifizieren und zu priorisieren.
„Unser Ziel ist es, Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen, indem wir Priorisierungskriterien definiert haben“, sagt Christian Uhr. Diese Kriterien berücksichtigen gesetzliche Rahmenbedingungen, Wünsche der Politik und den entstehenden Nutzen für Bürger:innen sowie Unternehmen. Nicht ohne Stolz verweist Uhr darauf, dass die Stadt bereits 213 Dienstleistungen digital anbietet, zumindest in Antragstellung.
Dennoch ist man bei der Digitalisierung – wie die meisten deutschen Kommunen – nicht so weit, wie es das Onlinezugangsgesetz eigentlich vorsieht. Allerdings hatte der Bund das Vorhaben auch nicht mit Geld und technischem Support hinterlegt. Alle Städte müssen sich daher selbst um alles Kümmern – jede Verwaltung erfindet das Rad quasi neu.
Qualifizierung gehört ebenfalls zum Prozess
Zudem ist die digitale Antragsstellung noch das vergleichsweise kleine Problem. Die dahinterliegenden Prozesse sind da wesentlich fordernder, da sie auch mit einem Kulturwandel in der Gesamtverwaltung einhergehen muss. Was die Digitalisierung von Prozessen angeht, haben sich Stadt und adesso zunächst auf die 25er Liste geeinigt, die die entsprechenden Prioritäten mit den notwendigen Ressourcen und Know-how benennt.
Neben der sichtbaren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sind auch unsichtbare Hintergrundprojekte erforderlich. Sie ermöglichen beispielsweise eine elektronische Aktenführung, ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit oder das digitale Signieren.
Aber auch die Qualifizierung der Beschäftigten gehört zum Prozess. Gruhn nennt zwei Ziellinien: Es gehe darum, Kompetenzen und Fähigkeiten zu ergänzen und umzubauen. Dafür müsse weitergebildet und nachqualifiziert werden. Die zweite Ziellinie sei dabei ebenso wichtig: Das gerade Erlernte müsse direkt in Projekten umgesetzt werden. „Das ist eine schwierige und anspruchsvolle Aufgabe. Aber bisher läuft das sehr harmonisch und zielgerichtet. Es gibt nur geringe Kontroversen – es ist ein sehr sachorientierter Prozess“, so der Chef von adesso SE.
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Reaktionen
Norbert
Im Rahmen des OZG werden im Rahmen von Einer-für-alle Lösungen entwickelt, damit DO eben nicht alles selbst erfinden muss.
Wofür braucht es diese externe Firma bei Kernaufgaben der Verwaltung?
Digitales Bauhaus klingt so hochtrabend wie Kopenhagen Westfalens und genauso weit weg von der Realität.