Das Personal- und Organisationsamt der Stadt Dortmund hat eine neue Leiterin: Simone Hülsmann wird sich federführend um die gut 11.000 Mitarbeitenden der Stadt kümmern – keine leichte Aufgabe, auch vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und der Digitalisierung.
Rund 11.000 Beschäftigte arbeiten bei der Stadt, doch viele gehen in den nächsten Jahren in Rente
„Ein Gewächs unserer Stadtverwaltung“, so beschreibt Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr die neue Amtsleiterin Simone Hülsmann. „Sie kennt sich bestens aus“, versichert er. Die 52-Jährige sei seit 1990 in der Verwaltung, erst für die Ausbildung beim Land, später folgte dann der Wechsel in die Dortmunder Stadtverwaltung.
„Simone Hülsmann hat nun Führungsverantwortung für 220 Mitarbeitende in vier Abteilungen, die sich täglich um die Betreuung, Ausbildung und Entwicklung des Personals der Dortmunder Stadtverwaltung kümmern“, erklärt die Stadt.
Das Personal- und Organisationsamt ist kein einfaches: Die Stadt ist mit rund 11.000 Mitarbeitenden die größte Arbeitgeberin der Region, jede:r einzelne hat unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche.
Große Sorgen macht man sich in der Behörde über den demografischen Wandel. Innerhalb der nächsten 15 Jahre gehen rund 4500 Beschäftigte in Rente, davon 750 Führungskräfte. Letzteres entspricht einem Anteil von 66 Prozent. Für Hülsmann bedeutet das: So viel wie möglich modernisieren und „am Zahn der Zeit bleiben.“
Und auch vor den anderen großen Herausforderungen für den Arbeitsmarkt bleibt die Stadt nicht verschont. Der Fachkräftemangel ist in der Kommunalverwaltung nicht nur in handwerklichen Berufen spürbar, auch Bürojobs fehlt die Beliebtheit – ein „flächiges“ Problem, ordnet Hülsmann ein.
Personaldezernent Uhr: „Wir stellen uns der Digitalisierung“
Doch die Stadt steuert dagegen: Stichwort „Flexibilisierung“, zum Beispiel durch hybrides Arbeiten, solle erleichtert werden. „Nach Corona sind heute alle Büroarbeitsplätze standardmäßig mobil ausgestattet, und in vielen Bereichen lässt sich bereits die digitale Akte im Homeoffice bearbeiten“, erklärt Hülsmann.
Auch neue Berufsbezeichnungen sollen einen neuen Touch bieten, ebenso wie ganz neue Ausbildungen wie die Fachkraft für Schutz und Sicherheit des Ordnungsamtes und duale Studiengänge, beispielsweise im Bereich der sozialen Arbeit.
Knifflig wird für die Verwaltung auch das Thema Digitalisierung. Alle Berufe seien davon betroffen, es gebe viel zu bewerkstelligen, erklärt Christian Uhr. Aber: „Wir stellen uns der Digitalisierung“, so der Dezernent. Über 200 Dienstleistungen könne man mittlerweile online beantragen. Zusätzlich müssen künstliche Intelligenzen helfen, etwa bei der Entgegennahme von Anrufen – um auch so gegen den Fachkräftemangel vorzugehen.
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Personal- und Organisationsbericht 2024: Transformation der Stadtverwaltung schreitet voran (PM)
Die Transformation der Dortmunder Stadtverwaltung schreitet voran. Das geht aus dem Personal- und Organisationsbericht 2024 hervor, den Stadtrat Christian Uhr nun dem Verwaltungsvorstand vorgestellt hat.
Jedes Jahr präsentiert der Personal- und Organisationsbericht Kennzahlen, Strukturanalysen sowie die im Vorjahr erreichten Fortschritte und Leistungen. „Die Stadtverwaltung ist dynamisch. Ihre Transformation schreitet voran. Viele Verwaltungsprozesse konnten wir digitalisieren und haben so den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter*innen erheblich positiv verändert“, betont Personal- und Organisationsdezernent Christan Uhr.
Kernstück des Berichts in diesem Jahr sind zahlreiche organisatorische Zukunftsprojekte – etwa der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in Stellenbesetzungsverfahren. So können Bewerbungen schneller und genauer analysiert werden, Auswahlprozesse lassen sich beschleunigen.
Moderne Führungsmodelle
Ein weiteres wichtiges Anliegen ist ein Personalpool. In den vergangenen Jahren musste die Stadtverwaltung auf eine Vielzahl von Krisenlagen sehr kurzfristig reagieren. Das hat für einen erheblichen Bedarf an Ressourcen gesorgt. Der Aufbau eines flexiblen Personalpools ermöglicht es, schnell auf eine veränderte Arbeitsbelastung zu reagieren und in Krisen sofort handlungsfähig zu bleiben.
Mit dem Konzept „Führung 4.0“ entwickelt das Personal- und Organisationsamt derzeit zusammen mit dem Gleichstellungsbüro und weiteren Akteur*innen moderne Führungsmodelle wie Co-Leadership oder Führen in Teilzeit. „Wir möchten den Fachbereichen und Mitarbeiter*innen Handlungsstrategien und Karrieremöglichkeiten aufzeigen, um den Anforderungen modern zu begegnen“, sagt Uhr.
Demografischer Wandel
Im Personal- und Organisationsbericht finden sich auch bereits erfolgreich abgeschlossene Projekte. Eines davon ist das „On-/Off-Boarding“. Es soll dazu beitragen, gut ausgebildete Mitarbeiter*innen zu finden, langfristig an die Stadt Dortmund zu binden und stetig weiterzuentwickeln. Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels sei es wichtig, weiter konsequent auszubilden, einzustellen und die Fachkräfte auch zu halten, so Uhr.
Zuletzt hat die Stadt Dortmund 355 Auszubildende übernommen. Zurzeit erlernen 1.189 Menschen ihren Beruf bei der Stadt Dortmund, rund 650 Kräfte mit speziellen Berufen konnten vom Arbeitsmarkt gewonnen werden. In diesem Jahr kommen 394 Auszubildende neu zur Stadt Dortmund, um sich in über 40 Berufsbildern zu qualifizieren.
Digitale Personalakte
Zahlreiche Projekte treiben die Digitalisierung der Stadtverwaltung voran – etwa mit der elektronischen Basisakte (elBa), die sich aktuell im Pilotbetrieb befindet. Dabei handelt es sich um eine standardisierte digitale Akte, die für die jeweiligen Fachbereiche sowohl organisatorisch als auch technisch angepasst werden kann.
Mit aktuell 213 online abrufbaren Dienstleistungen bietet die Stadt Dortmund ihren Bürger*innen sowie Unternehmen die Möglichkeit, staatliche Leistungen bequem, einfach und sicher von zu Hause oder unterwegs aus zu beantragen. Dabei steht der gesamte Verwaltungsprozess im Fokus.
Neue Amtsleitung
562 Mitarbeiter*innen haben vergangenes Jahr die Stadt Dortmund verlassen. Die Zahl steigt, weil jedes Jahr mehr Mitarbeiter*innen altersbedingt in den Ruhestand treten. Zum 1. April 2024 hat auch der bisherige Leiter des Personal- und Organisationsamtes, Dirk Müller, den Staffelstab an seine Nachfolgerin Simone Hülsmann weitergeben.
„Für mich persönlich ergibt sich in meiner neuen Funktion die Herausforderung, all die organisatorischen Zukunftsprojekte strategisch klug auszurichten. Dabei bin ich auf die Expertise vieler Kolleg*innen des Personal- und Organisationsamts und weiterer Akteur*innen der Verwaltung angewiesen“, stellt sich Simone Hülsmann im Personal- und Organisationsbericht 2024 vor.