Die Stadt Dortmund geht einen weiteren Schritt in Richtung moderner und digitaler Verwaltung. Künftig sollen die Menschen in Dortmund Unterstützung erhalten, noch bevor sie selbst aktiv werden müssen. Dadurch sollen unnötige Behördenbesuche entfallen, Informationen schneller bei den Menschen ankommen und Verwaltungsprozesse einfacher werden. Ziel ist eine Verwaltung, die mitdenkt und für weniger Aufwand, mehr Übersicht und eine Entlastung im Alltag sorgt.
Proaktive Services, die schon heute helfen
Schon jetzt zeigt sich in verschiedenen Bereichen, wie automatisierte und vorausschauende Verwaltungsangebote den Alltag erleichtern können. So erinnern die Bürgerdienste zum Beispiel seit den Sommerferien an bald ablaufende Personalausweise. Bürger:innen kommen schneller an neue Dokumente und vermeiden zusätzliche Gebühren.
Auch auslaufende Aufenthaltstitel werden inzwischen digital erkannt. Betroffene werden frühzeitig informiert, sodass Unsicherheiten nicht entstehen können. Ergänzende Dienste wie digitale Frühwarnsysteme im Brand- und Katastrophenschutz liefern zudem zuverlässige Informationen, wenn es darauf ankommt.
Neue Projektstruktur soll Angebote bündeln
Damit solche digitalen Angebote künftig zum Standard werden, hat der Verwaltungsvorstand beschlossen, eine neue Projektstruktur unter der Leitung von Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr einzurichten. Ziel ist es, neue Ideen zuerst im kleinen Rahmen auszuprobieren, bevor sie für die ganze Stadt eingeführt werden.
In der neuen Struktur arbeiten unter anderem das Dortmunder Systemhaus, die Datenschutzbeauftragte und verschiedene Fachbereiche zusammen.
Noch gibt es viele getrennte Datensysteme. Wenn es gelingt, Daten sicher zusammenzuführen, zum Beispiel auch vom Jobcenter, könnten Ansprüche wie beim Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) automatisch erkannt und ausgezahlt werden. Familien müssten dafür keinen Antrag mehr stellen. (Mehr dazu weiter unten).
Automatische Prüfung für das DeutschlandTicket Schule
Ein weiterer Schwerpunkt betrifft das DeutschlandTicket Schule, früher als „Schokoticket“ bekannt. Bislang müssen Familien die Berechtigung selbst nachweisen und Anträge stellen.
Künftig könnten Daten automatisch geprüft und Betroffene direkt informiert werden. Das spart Zeit, vermeidet Missverständnisse und entlastet Familien und die Verwaltung gleichzeitig.
Die Verwaltung sieht hier großes Potenzial: Früher mussten die Tickets über Papierformulare beantragt werden, heute geht es digital. In Bereichen, in denen fast alle Schülerinnen und Schüler berechtigt sind, könnte das Ticket künftig automatisch ausgegeben werden.
Nur die wenigen Fälle ohne Anspruch müssten dann extra geprüft werden. Für diese Weiterentwicklung soll eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden.
Ein stadtweites Ticketing-System als Zukunftsmodell
Die Stadt denkt darüber nach, ein sogenanntes Ticketing-System einzuführen. Das ist ein digitales System, in dem jedes Anliegen, jede Frage oder jeder Antrag automatisch eine Art Vorgangsnummer bekommt. Dadurch lässt sich jederzeit nachverfolgen, was gerade damit passiert und wer sich darum kümmert.
Ein solches System würde alle Anliegen an einer zentralen Stelle sammeln und dafür sorgen, dass sie direkt an die richtige Person weitergeleitet werden. Bürger:innen könnten jederzeit sehen, wie weit die Bearbeitung ist. Auf Wunsch würde das System außerdem Hinweise geben, ob es weitere passende Angebote oder Unterstützung gibt.
Planung von digitaler Karte für Sozialleistungen
Die Verwaltung plant außerdem, den Sozialpass (Dortmundpass) in eine digitale Karte umzuwandeln. Damit könnten später weitere Leistungen verbunden werden. Rund 150.000 Menschen in Dortmund wären dafür berechtigt.
Auch beim Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) gibt es großes Potenzial für automatische Leistungen. 38.000 Kinder und Jugendliche haben dort Anspruch auf eine der sieben BuT-Leistungen. Wenn der Bund wie angekündigt Änderungen und Pauschalen einführt, könnten diese Leistungen automatisch ausgezahlt werden. Viele Familien kennen ihre Ansprüche nicht, durch automatische Zahlungen würde dies offensichtlicher sein.
Zum Kreis der Berechtigten der Dortmund-Karte zählen etwa 150.000 Dortmunderinnen und Dortmunder. Die Zahl ist nur grob zu schätzen, weil die Berechtigungen aus vielen verschiedenen Sozialleistungen bestehen und Betroffene oft zu mehreren Gruppen gleichzeitig gehören wie Wohngeld und Kinderzuschlag. Deshalb können die Zahlen nicht auf die Zahl genau geschätzt werden.
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